Zaczynasz działalność gospodarczą i zastanawiasz się czy można posiadać terminal płatniczy bez kasy fiskalnej? Odpowiedź brzmi: Tak! Ale… Dotyczy to określonych przypadków. Co to znaczy?
Na wstępie warto wiedzieć, że obowiązek posiadania kasy fiskalnej dotyczy podatników, którzy sprzedają towary i usługi na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (konsumentów) i rolników ryczałtowych. Wynika to z art. 111 ust. 1 ustawy o VAT.
Czy można posiadać terminal płatniczy bez kasy fiskalnej?
Można posiadać terminal płatniczy, mimo że nie ma się kasy fiskalnej. Warunkiem jest jednak prowadzenie zarejestrowanej działalności gospodarczej i uzyskanie NIP. Możliwość taka wynika z faktu zwolnień z obowiązku posiadania kasy fiskalnej przewidzianych przez ustawodawcę.
Zgodnie z Rozporządzeniem w sprawie zwolnienia z kas fiskalnych z 2022 roku, przysługuje ono kilku grupom przedsiębiorców, którzy mogą tym samym korzystać z terminali płatniczych bez obowiązku rejestracji transakcji za pomocą kasy fiskalnej:
- podatnikom, których sprzedaż towarów lub usług świadczonych podmiotom nieposiadającym działalności gospodarczej bądź prowadzącym działalność rolniczą nie przekroczyła 20 tysięcy złotych brutto;
- podatnikom, którzy rozpoczęli dostawę lub świadczenie usług po 31 grudnia 2021 roku, pod warunkiem, że szacowane przez nich dochody nie przekroczą 20 tysięcy złotych brutto;
- podatnikom zajmującym się sprzedażą towarów bądź usług zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania.
Jest jeszcze jedna okoliczność umożliwiająca zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Ma ona związek z wykorzystywaną formą płatności. Przysługuje, jeżeli dostawca towaru lub usługi otrzymuje zapłatę za wykonaną czynność - w całości, za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej czynności ta wpłata dotyczyła.
Pamiętaj! Jeśli jesteś przedsiębiorcą prowadzącym ewidencję sprzedaży za pomocą kasy fiskalnej, to od 1 stycznia 2022 roku masz obowiązek udostępnić swoim klientom opcję płatności bezgotówkowej.
Co zrobić, jeśli zwolnienie nie przysługuje?
Odpowiedź na to pytanie jest jedna – bezwarunkowo należy zaopatrzyć się w kasę fiskalną – zgodnie z obowiązującymi przepisami. Do niedawna na rynku dostępne były zarówno kasy fiskalne online, jak i kasy fiskalne rejestrujące transakcje w pamięci urządzenia lub na papierze. Od 1 stycznia 2023 w sprzedaży są wyłącznie kasy online – czyli współpracujące z Centralnym Rejestrem Kas prowadzonym przez Krajową Administrację Skarbową.
Na zasadzie wyjątku, kasy z zapisem elektronicznym (nie działające w trybie online), do końca 2023 roku będą mogli nabyć podatnicy korzystający z kas o przeznaczeniu specjalnym. Według przepisów, wyjątek ten obejmuje zastosowanie ich między innymi do świadczenia usług przewozu osób oraz ich bagażu podręcznego taksówkami, usług w zakresie transportu pasażerskiego czy dokonywania sprzedaży towarów i usług w wolnych obszarach celnych lub składach celnych.
Użytkownicy zarejestrowanych już, starszych kas fiskalnych zakupionych przed końcem 2022 roku, mogą korzystać z nich do naturalnego końca ich eksploatacji.
Integracja - czy kasa fiskalna musi być połączona z terminalem?
Jeśli Twoja kasa nie łączy się z internetem, to według obecnie obowiązujących przepisów nie masz obowiązku jej integracji z terminalem płatniczym. Trzeba jednak pamiętać, że termin wejścia w życie takiego obowiązku został już wyznaczony. W efekcie szerokiej dyskusji wywołanej przez przedsiębiorców i branżę płatniczą, ustawodawca zdecydował się przesunąć go z 1 lipca 2022 r., na 1 stycznia 2025 r. Więcej o tym pisaliśmy tutaj.
Może się jednak okazać, że warto zastosować to rozwiązanie już teraz. Dlaczego?
Synchronizacja kasy i terminala niesie ze sobą wiele korzyści. Pomijając średnie i większe firmy, przedsiębiorcy najczęściej posługują się dwoma urządzeniami: kasą fiskalną do ewidencji sprzedaży dla celów skarbowych oraz terminalem płatniczym do przyjmowania płatności kartą czy smartfonem. W przypadku rozwiązania niezintegrowanego, sprzedawca/kasjer musi oddzielnie „nabijać” transakcję na kasie fiskalnej i później przepisać jej kwotę do terminala, by zainicjować transakcję płatniczą. Integracja pozwala na automatyczne przesłanie niezbędnych informacji z kasy fiskalnej do terminala i zainicjowanie transakcji. Oczywistą zaletą tego rozwiązania jest skrócenie czasu obsługi (jedna czynność zamiast dwóch) i uniknięcie błędów kasjerskich związanych z przepisywaniem kwoty transakcji. Jeśli chcesz zintegrować kasę i terminal – zajrzyj tutaj.
A co z osobami prywatnymi?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, osoby prywatne nie mogą posiadać terminala płatniczego, jeśli nie prowadzą działalności gospodarczej. Takie urządzenie przeznaczone jest tylko dla przedsiębiorców. Osoby prywatne mają do dyspozycji inne możliwości prowadzenia rozliczeń i przyjmowania środków pieniężnych.
